WhatsApp Business für Recruiting

WhatsApp für Recruiting: schneller einstellen, mehr Bewerbungen erreichen

Bewerberinnen und Bewerber antworten auf WhatsApp. Auf E-Mails oft nicht. Mehrere Recruiter, eine Nummer. replya macht das möglich.

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Mehr Bewerbungen, kürzere Time-to-Hire
Mehrere Recruiter, eine Nummer
DSGVO-konform

Aktualisiert: September 2026

Kurz beantwortet

Wie nutzen Recruiting-Teams WhatsApp für Bewerbungen?

Über eine zentrale HR-Nummer, an der mehrere Recruiter arbeiten, statt über einzelne Arbeitshandys. Mit replya bewerben sich Kandidaten per Nachricht, Unterlagen kommen als Foto oder PDF, und Interviewtermine werden im Chat abgestimmt.

1Warum es heute hakt

Warum die WhatsApp Business App im Recruiting nicht reicht

Die Ausgangslage

Bewerber antworten nicht auf E-Mails. Anrufe werden ignoriert. Stellenanzeigen bekommen Klicks, aber keine Bewerbungen.

Das Problem ist oft nicht die Stelle. Es ist der Kanal, über den Sie sie besetzen wollen.

Die kostenlose WhatsApp-Business-App hilft nur begrenzt: Chats hängen an einem Arbeitshandy, es gibt keine Zuweisung und keinen Status, und ist ein Recruiter im Urlaub, kommt niemand an die Gespräche heran.

Mit replya läuft die Kommunikation über eine zentrale HR-Nummer. Bewerbungen kommen als Nachricht, ohne Portal und ohne Lebenslauf-Upload, Interviewtermine werden im Chat abgestimmt, und mehrere Recruiter arbeiten im selben Postfach.

Bei der APS GmbH hatte jeder Disponent seinen eigenen Chatverlauf auf dem Arbeitshandy. Heute laufen Bewerber und Überlassungskräfte über ein zentrales Postfach.

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2So läuft es mit replya

WhatsApp für Recruiting: Bewerbung, Interview, Angebot

CCan D.WhatsApp

Danke für Ihre Bewerbung als Elektriker. Wir melden uns in den nächsten Tagen.Automatisch

Brauchen Sie noch meinen Gesellenbrief?

Ja, gern als Foto oder PDF hier im Chat. Ich lege ihn an Ihre Bewerbung.KI-Assistent

Hier ist er.

Danke! Hätten Sie am Donnerstag um 16 Uhr Zeit für ein Gespräch?Sven P. · Personal

Vorgang #88 · In BearbeitungBewerbung Elektriker, Gespräch Donnerstag 16:00 UhrSven P. · Personal

Bewerben ohne PortalUnterlagen kommen als Foto oder PDF im Chat.
Jede Bewerbung hat eine zuständige PersonMit Status, auch wenn mehrere Recruiter arbeiten.
Interviewtermine schriftlichTermine, Unterlagen und Angebote gehen per WhatsApp raus.
Ein Team, eine NummerMehrere Recruiter arbeiten gleichzeitig im selben Postfach.

Für Unternehmen mit vielen Bewerbungen, Personalvermittler und Zeitarbeit, HR im Mittelstand, Ausbildungsbetriebe und Headhunter.

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Typische Anwendungsfälle für WhatsApp im Recruiting

Bewerbungseingang und Erstkontakt

Interessenten im Chat abholen, Interviewtermine vereinbaren, erste Unterlagen anfordern.

Angebotsversand und Nachverfolgung

Angebote als PDF über WhatsApp senden und am Vorgang nachfassen, mit nachweisbarer Zustellung.

Talentpool

Kandidaten aus dem Talent-Pool gezielt für neue Stellen ansprechen, mit der dafür nötigen Einwilligung.

Onboarding-Infos

Vertragsunterlagen und organisatorische Onboarding-Infos über WhatsApp zustellen, sichtbar fürs ganze HR-Team.

Bereits ab 49€ pro Monat

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Customer Story

APS: Schluss mit einzelnen WhatsApp-Verläufen auf jedem Arbeitshandy

Bei der APS GmbH hatte jeder Disponent seinen eigenen Chatverlauf auf dem Arbeitshandy. War jemand im Urlaub oder krank, kam niemand an die laufenden Gespräche heran. Niemand wusste, was Kolleginnen und Kollegen mit welchem Kandidaten vereinbart hatten. Heute laufen Bewerber und Überlassungskräfte über ein zentrales Postfach.

Story lesen

APS GmbH

Personaldienstleistung · WhatsApp Business · Gemeinsamer Posteingang

Personaldienstleistung
Bewerber
Gemeinsamer Posteingang

Unternehmen, die mit replya arbeiten

3Sicher entscheiden

WhatsApp Business App vs. replya für Recruiting

Was die kostenlose Business-App im HR-Alltag leistet und wo sie nicht mehr ausreicht.

WhatsApp Business App

replyaempfohlen

Kommunikation im Recruiting-Team

WhatsApp Business AppEin gemeinsames Konto

replyaEigener Zugang je Person

Mehrere Mitarbeitende

WhatsApp Business AppStark begrenzt

replyaNach Tarif, eigener Zugang

Nutzung ohne privates Handy

WhatsApp Business AppNein

replyaJa, webbasiert

Datenschutz und DSGVO

WhatsApp Business AppKein AVV, Daten auf dem Gerät

replyaAVV, Server in Deutschland

Bewerber-Flows

WhatsApp Business AppNicht möglich

replyaFlows und KI-Agent

Zuweisung und Status

WhatsApp Business AppNicht vorgesehen

replyaVorgang mit zuständiger Person

Mehrere Standorte

WhatsApp Business AppNicht vorgesehen

replyaEigenes Postfach je Standort

Kosten

WhatsApp Business AppKostenlos, ohne Teamfunktion

replyaAb 49 € im Monat

WhatsApp Business DSGVO-konform im Recruiting nutzen

Bewerberdaten gehören nicht auf private Handys

Die private WhatsApp-App erfüllt die Anforderungen der DSGVO im Unternehmensalltag nicht. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet Daten auf deutschen Servern und stellt einen AVV bereit. Bewerbungsunterlagen, Interviewtermine und Statusupdates laufen über eine HR-Nummer mit persönlichen Zugängen. Beim Ausscheiden eines Recruiters bleibt die Historie im Unternehmen. Speicherfristen und Löschpflichten für Bewerberdaten gelten weiterhin. Sie legen fest, wie lange ein Vorgang gehalten wird.

FAQ: WhatsApp Recruiting mit replya

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Termin klären wir sie an Ihren eigenen Abläufen.

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Kann ich replya mit meinem ATS oder HR-System verbinden?

Ja. replya lässt sich mit gängigen ATS- und HR-Systemen verbinden. Bewerberdaten und Kommunikationsverläufe müssen dann nicht in einem zweiten System gepflegt werden.

Ist WhatsApp Recruiting mit replya DSGVO-konform?

Ja. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet Daten auf deutschen Servern und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Speicherfristen für Bewerberdaten legen Sie fest. Private Handys entfallen.

Kann mein gesamtes Recruiting-Team WhatsApp nutzen?

Ja. Recruiter und Backoffice arbeiten über eine zentrale HR-Nummer, jede Person mit eigenem Zugang. Wie viele Sitze möglich sind, legt der Tarif fest: fünf im Team-Tarif, fünfzehn im Business-Tarif, im Enterprise-Tarif nach Bedarf.

Funktioniert replya auch für Personaldienstleister mit mehreren Niederlassungen?

Ja. Jeder Standort kann ein eigenes Postfach und ein eigenes Recruiter-Team bekommen. Ein Flow fragt vorab ab, um welche Niederlassung oder Stelle es geht.

Wie schnell ist replya für unser HR-Team einsatzbereit?

Die Einrichtung selbst dauert rund 30 Minuten. Unser Team richtet die WhatsApp Business API, Nummer und Zugänge mit Ihnen ein. In der Regel ist das Team innerhalb weniger Tage produktiv. Vierzehn Tage lassen sich alle Funktionen kostenlos und ohne Kreditkarte testen.

In 30 Minuten sehen, wie es in Ihrem Recruiting läuft

Wir zeigen Ihnen per Video an Ihren eigenen Abläufen, wie eine Bewerbung per Nachricht zum Vorgang wird, wie Interviewtermine im Chat abgestimmt werden und wie mehrere Recruiter im selben Postfach arbeiten. Kostenlos und unverbindlich.

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