Für Bewerberinnen und Bewerber
Stelle anfragen, ohne ein Portal-Konto anzulegen. Lebenslauf als Foto oder PDF schicken, Interviewtermin im Chat wählen.
WhatsApp Business für Recruiting
Bewerberinnen und Bewerber antworten auf WhatsApp. Auf E-Mails oft nicht. Mehrere Recruiter, eine Nummer. replya macht das möglich.
Bewerber antworten nicht auf E-Mails. Anrufe werden ignoriert. Stellenanzeigen bekommen Klicks, aber keine Bewerbungen.
Mit replya läuft die Kommunikation über eine zentrale HR-Nummer. Bewerbungen kommen rein, werden vorqualifiziert, Interviewtermine werden im Chat gebucht. Mehrere Recruiter arbeiten im selben Postfach, ohne private Smartphones.
WhatsApp ist der meistgenutzte Messenger in Deutschland. Über 90 % der 18- bis 35-Jährigen nutzen ihn täglich. Mit WhatsApp bewerben sich Kandidaten per Nachricht, ohne Bewerbungsportal und ohne Lebenslauf-Upload. Die Rückmeldequote ist bis zu 43 % höher als per E-Mail. Die Time-to-Hire sinkt, weil niemand auf eine ungelesene E-Mail wartet.
Das Problem ist oft nicht die Stelle. Es ist der Kanal, über den Sie sie besetzen wollen.
Bei der APS GmbH hatte jeder Disponent seinen eigenen Chatverlauf auf dem Arbeitshandy. War jemand im Urlaub, kam niemand an die Gespräche heran. Heute laufen Bewerber und Überlassungskräfte über ein zentrales Postfach.
Kostenlose Demo buchenreplya für Recruiting und HR
Bewerberportale werden ignoriert. E-Mails verschwinden im Spam. WhatsApp-Nachrichten werden zu fast 100 % geöffnet, meist innerhalb von 3 Minuten.
Stelle anfragen, ohne ein Portal-Konto anzulegen. Lebenslauf als Foto oder PDF schicken, Interviewtermin im Chat wählen.
Eine Nummer fürs ganze Team. Der Verlauf bleibt in der Personalabteilung, auch wenn ein Recruiter im Termin oder im Urlaub ist.
replya für Recruiting und HR
Viele HR-Teams greifen zunächst zur WhatsApp-Business-App und stoßen schnell an Grenzen: keine echte Teamfunktion, keine strukturierten Workflows, kein DSGVO-konformes Protokoll. Bewerber erwarten eine schnelle Antwort, doch Recruiter sind im Terminstress. Das Ergebnis: verlorene Kandidaten und lange Time-to-Hire.

Dafür eignet sich WhatsApp im Recruiting
So arbeitet replya im Recruiting
Über Stellenanzeige, Social-Media-Ad oder QR-Code. Kein Formular, keine Wartezeit. Die Anfrage landet im HR-Postfach.
Ein Flow fragt Position, gewünschten Starttermin und Qualifikation ab. Was der Flow klären kann, beantwortet er direkt.
Terminvorschläge gehen in den Chat. Der Bewerber wählt und bestätigt, ohne dass jemand dreimal durchstellt.
Nach dem Erstgespräch folgt das Angebot per WhatsApp. Nachfassen hängt am Vorgang, nicht an einer ungelesenen E-Mail.
Update zum Bewerbungsstand an alle, die noch warten. Weniger Rückfragen, weil der Stand im Chat steht.
Abgelehnte oder passive Kandidaten für künftige Stellen halten und gezielt reaktivieren. Nur mit der dafür nötigen Einwilligung.
WhatsApp Business DSGVO-konform im Recruiting nutzen
Die private WhatsApp-App erfüllt die Anforderungen der DSGVO im Unternehmensalltag nicht. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet Daten auf deutschen Servern und stellt einen AVV bereit. Bewerbungsunterlagen, Interviewtermine und Statusupdates laufen über eine HR-Nummer mit persönlichen Zugängen. Beim Ausscheiden eines Recruiters bleibt die Historie im Unternehmen. Speicherfristen und Löschpflichten für Bewerberdaten gelten weiterhin. Sie legen fest, wie lange ein Vorgang gehalten wird.
Interessenten im Chat abholen, Interviewtermine vereinbaren, erste Unterlagen anfordern.
Angebote als PDF über WhatsApp senden und am Vorgang nachfassen, mit nachweisbarer Zustellung.
Kandidaten aus dem Talent-Pool gezielt für neue Stellen ansprechen, mit der dafür nötigen Einwilligung.
Vertragsunterlagen und organisatorische Onboarding-Infos über WhatsApp zustellen, sichtbar fürs ganze HR-Team.
Customer Story
Bei der APS GmbH hatte jeder Disponent seinen eigenen Chatverlauf auf dem Arbeitshandy. War jemand im Urlaub oder krank, kam niemand an die laufenden Gespräche heran. Niemand wusste, was Kolleginnen und Kollegen mit welchem Kandidaten vereinbart hatten. Heute laufen Bewerber und Überlassungskräfte über ein zentrales Postfach.
Story lesen
Personaldienstleistung · WhatsApp Business · Gemeinsamer Posteingang
Was die kostenlose Business-App im HR-Alltag leistet und wo sie nicht mehr ausreicht.
Ja. replya lässt sich mit gängigen ATS- und HR-Systemen verbinden. Bewerberdaten und Kommunikationsverläufe müssen dann nicht in einem zweiten System gepflegt werden.
Ja. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet Daten auf deutschen Servern und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Speicherfristen für Bewerberdaten legen Sie fest. Private Handys entfallen.
Ja. Recruiter und Backoffice arbeiten über eine zentrale HR-Nummer, jede Person mit eigenem Zugang. Wie viele Sitze möglich sind, legt der Tarif fest: fünf im Team-Tarif, fünfzehn im Business-Tarif, im Enterprise-Tarif nach Bedarf.
Ja. Jeder Standort kann ein eigenes Postfach und ein eigenes Recruiter-Team bekommen. Ein Flow fragt vorab ab, um welche Niederlassung oder Stelle es geht.
Die Einrichtung selbst dauert rund 30 Minuten. Unser Team richtet die WhatsApp Business API, Nummer und Zugänge mit Ihnen ein. In der Regel ist das Team innerhalb weniger Tage produktiv. Vierzehn Tage lassen sich alle Funktionen kostenlos und ohne Kreditkarte testen.
Wie ein Personaldienstleister das in der Praxis nutzt, zeigt die Case Study der APS GmbH: Bewerberkommunikation und die Betreuung aktiver Überlassungskräfte laufen dort über ein zentrales Postfach statt über einzelne Arbeitshandys. Sie bekommen Zugang zur Demo-Oberfläche und können Postfach, Zuweisung und Antworten selbst ausprobieren.
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