WhatsApp Business für Hotellerie & Freizeit

WhatsApp für Hotels und Ferienwohnungen: mehr Direktbuchungen, Gästekommunikation ohne Schichtverlust

Buchungsfragen, früher Check-in, Upselling vor der Anreise: Gäste schreiben auf WhatsApp. Mehrere Mitarbeitende, eine Nummer. replya macht das möglich.

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Mehr Direktbuchungen, weniger OTA-Abhängigkeit
Mehrere Mitarbeitende, eine Nummer
DSGVO-konform

Aktualisiert: September 2026

Kurz beantwortet

Wie nutzen Hotels WhatsApp für Gästeanfragen?

Über eine zentrale Nummer für Rezeption, Housekeeping und Management. Mit replya werden Buchungsanfragen und Gästewünsche zu Vorgängen mit Status, Nachrichten vor der Anreise gehen automatisch raus, und die Nachtschicht sieht, was die Tagschicht zugesagt hat.

1Warum es heute hakt

Warum die WhatsApp Business App in Hotels und Unterkünften nicht reicht

Die Ausgangslage

Gäste buchen über Booking, schreiben Fragen per E-Mail und rufen dann doch noch an. Dreifacher Aufwand für eine einzige Anfrage. Das kennt jede Rezeption.

Wer heute antwortet, bekommt die Direktbuchung.

Die Rezeption ist am Tresen gebunden, und die kostenlose WhatsApp-Business-App auf einem Hoteltelefon hilft wenig: keine Zuweisung, kein Status, und die Nachtschicht sieht nicht, was die Tagschicht zugesagt hat.

Mit replya arbeiten Rezeption, Housekeeping und Management über eine zentrale Nummer. Buchungsanfragen werden als Vorgang erfasst, Nachrichten vor der Anreise gehen automatisch raus, und Angebote für Spa, Frühstück oder Ausflüge laufen als Nachricht statt als zusätzliche E-Mail.

Später Check-in, Extra-Bett, Transfer: als Nachricht statt als Anruf um 22 Uhr.

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2So läuft es mit replya

WhatsApp für Hotels und Ferienwohnungen: Anfrage, Anreise, Aufenthalt

Nachricht vor der AnreiseSie geht automatisch raus, Wünsche kommen vorher statt an der Rezeption.
Rezeption, Housekeeping, ManagementAlle arbeiten im selben Postfach, jede Anfrage hat eine zuständige Person.
Buchungsbestätigungen per WhatsAppDort, wo Gäste ohnehin lesen.
Status an jeder AnfrageAuch über Schichtwechsel hinweg sieht jeder, was offen ist.

Für Boutique- und Stadthotels, Pensionen, Ferienwohnungen, Aparthotels und Campingplätze.

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Typische Anwendungsfälle für WhatsApp in Hotels und Unterkünften

Buchungsanfrage

Verfügbarkeit und Preis im Chat klären. Die Rezeption antwortet, wenn der Tresen es zulässt.

Pre-Arrival

Nachricht 2 Tage vor Ankunft: Check-in, Parken, spätere Anreise. Der Gast muss nicht extra anrufen.

Aufenthalt

Extra-Bett, Late Check-out, Spa: als Vorgang an die zuständige Person, sichtbar für die nächste Schicht.

Rezeption und Housekeeping

Dieselbe Nummer, getrennte Zuständigkeiten. Sonderwünsche bleiben nicht auf einem Zettel liegen.

Direktbuchung statt OTA

Wer vor der Buchung auf WhatsApp eine Antwort bekommt, bucht häufiger direkt. Die Provision bleibt im Haus.

Bereits ab 49€ pro Monat

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Unternehmen, die mit replya arbeiten

3Sicher entscheiden

WhatsApp Business App vs. replya für Hotels und Unterkünfte

Was die kostenlose Business-App an der Rezeption leistet und wo sie nicht mehr ausreicht.

WhatsApp Business App

replyaempfohlen

Kommunikation im Hotel-Team

WhatsApp Business AppEin gemeinsames Konto

replyaEigener Zugang je Person

Mehrere Mitarbeitende

WhatsApp Business AppStark begrenzt

replyaNach Tarif, eigener Zugang

Nutzung ohne privates Handy

WhatsApp Business AppNein

replyaJa, webbasiert

Datenschutz und DSGVO

WhatsApp Business AppKein AVV, Daten auf dem Gerät

replyaAVV, Server in Deutschland

Buchungs- und Pre-Arrival-Flows

WhatsApp Business AppNicht möglich

replyaFlows und KI-Agent

Schichtwechsel

WhatsApp Business AppWissen bleibt bei der Person

replyaVorgang mit Status und Verlauf

Mehrere Standorte

WhatsApp Business AppNicht vorgesehen

replyaEigenes Postfach je Standort

Kosten

WhatsApp Business AppKostenlos, ohne Teamfunktion

replyaAb 49 € im Monat

WhatsApp Business DSGVO-konform für Hotels nutzen

DSGVO-konforme WhatsApp-Kommunikation

Die private WhatsApp-App erfüllt die Anforderungen der DSGVO im Unternehmensalltag nicht. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet Daten auf deutschen Servern und stellt einen AVV bereit. Buchungsbestätigungen und Pre-Arrival-Infos sind Vertragskommunikation. Werbliche Angebote nach dem Checkout brauchen eine ausdrückliche Einwilligung. Mitarbeitende greifen über persönliche Zugänge zu, nicht über ein geteiltes Rezeptions-Handy.

FAQ: WhatsApp für Hotels und Unterkünfte

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Termin klären wir sie an Ihren eigenen Abläufen.

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Kann ich replya mit meinem Property Management System verbinden?

Ja. replya lässt sich mit gängigen Hotelsoftware-Lösungen verbinden. Gästedaten und Kommunikationsverläufe müssen dann nicht in einem zweiten System gepflegt werden.

Ist WhatsApp mit replya DSGVO-konform für Hotels?

Ja. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet Gästedaten auf deutschen Servern und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Werbung nach dem Checkout braucht eine ausdrückliche Einwilligung.

Kann mein gesamtes Team WhatsApp nutzen?

Ja. Rezeption, Housekeeping und Management arbeiten über eine zentrale Hotelnummer, jede Person mit eigenem Zugang. Wie viele Sitze möglich sind, legt der Tarif fest: fünf im Team-Tarif, fünfzehn im Business-Tarif, im Enterprise-Tarif nach Bedarf.

Wie schnell ist replya für meinen Betrieb einsatzbereit?

Die Einrichtung selbst dauert rund 30 Minuten. Unser Team richtet die WhatsApp Business API, Nummer und Zugänge mit Ihnen ein. In der Regel ist der Betrieb innerhalb weniger Tage produktiv. Vierzehn Tage lassen sich alle Funktionen kostenlos und ohne Kreditkarte testen.

In 30 Minuten sehen, wie es in Ihrem Haus läuft

Wir zeigen Ihnen per Video an Ihren eigenen Abläufen, wie eine Buchungsanfrage zum Vorgang wird, wie die Nachricht vor der Anreise automatisch herausgeht und wie die Nachtschicht den Verlauf der Tagschicht sieht. Kostenlos und unverbindlich.

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