Gäste buchen über Booking, schreiben Fragen per E-Mail – und rufen dann doch noch an. Dreifacher Aufwand für eine einzige Anfrage. Das kennt jede Rezeption.
WhatsApp ändert das grundlegend. Mit über 90 % Öffnungsrate ist es der direkteste Kanal zu deinen Gästen – vor der Buchung, während des Aufenthalts und nach dem Check-out. Wer heute auf WhatsApp antwortet, gewinnt die Buchung. Wer wartet, verliert sie an die Konkurrenz oder zahlt wieder Provision an die OTAs.
Mit replya nutzt du WhatsApp Business professionell: Rezeption, Housekeeping und Management kommunizieren über eine zentrale Nummer – DSGVO-konform, ohne private Smartphones, vollständig integriert in deinen Hotelalltag. Buchungsanfragen werden automatisch qualifiziert, Pre-Arrival-Nachrichten gehen 2 Tage vor Ankunft raus, Upselling-Angebote für Spa, Frühstück oder lokale Ausflüge laufen automatisiert.
Das Ergebnis: mehr Direktbuchungen, weniger OTA-Abhängigkeit, glücklichere Gäste – und ein Team, das sich auf echte Gastfreundschaft konzentrieren kann statt auf Nachrichtenchaos.
Telefonleitungen sind überlastet. E-Mails werden ignoriert. WhatsApp-Nachrichten werden zu fast 100 % geöffnet – oft innerhalb weniger Minuten.
Schnelle Kontaktaufnahme ohne Warteschleife. Niedrige Hemmschwelle für erste Anfragen. Fotos vom Schaden direkt senden, Angebote in Sekunden erhalten.
61 % der Gäste bevorzugen WhatsApp für die Kommunikation mit Unterkünften. Weniger Rezeptionsaufwand, weniger E-Mail-Chaos. Automatisierte Gästekommunikation von der Buchung bis zum Check-out.
Viele Hotels und Ferienwohnungen greifen zunächst zur WhatsApp-Business-App – und stoßen schnell an Grenzen: keine echte Teamfunktion, keine strukturierten Workflows, kein Compliance-konformes Protokoll. Kunden erwarten schnelle Antworten, doch Mitarbeiter sind im Außendienst. Das Ergebnis: verpasste Leads und unzufriedene Kunden.
replya wurde für Unternehmen entwickelt, die WhatsApp strukturiert und skalierbar einsetzen müssen – darunter Boutique-Hotels, Pensionen, Ferienwohnungsverwalter und Hotelketten jeder Größe. Die Plattform basiert auf der offiziellen WhatsApp Business API und ist damit DSGVO-konform.
Interessent meldet sich über WhatsApp
Website, Social-Media-Ad oder QR-Code – Interessenten schreiben direkt per WhatsApp an. Kein Formular, keine Wartezeit, keine verlorene Anfrage.
WhatsApp-Nachricht geht einAutomatisierter Lead-Flow startet
replya erfasst automatisch die wichtigsten Eckdaten: Art des Auftrags, gewünschter Termin, Adresse – strukturiert und ohne manuellen Aufwand.
Termin direkt über WhatsApp buchen
Terminvorschläge werden automatisch gesendet – der Interessent wählt und bestätigt per Klick. Kein Anruf, keine Rückfrage nötig.
Angebot senden & Auftrag bestätigen
Nach der Besichtigung oder dem Foto-Check folgt automatisch das Angebot per WhatsApp. Mehr Direktbuchungen, weniger Nachfassaufwand.t.
Bestandskunden aktiv betreuen
Automatische Updates zum Gäste-Status, Fertigmeldungen und Wartungsangebote – persönlich, direkt und ohne zusätzlichen Aufwand.
Stammgäste mit Sonderangeboten ansprechen
Wartungsangebote, Saisonangebote oder Bewertungsanfragen nach Auftragsabschluss – automatisiert und ohne zusätzlichen Aufwand.
Datenschutz hat in der Hotellerie höchste Priorität. Die Nutzung der privaten WhatsApp-App oder der Standard Business-App erfüllt die Anforderungen der DSGVO nicht – insbesondere bei der Speicherung von Gästedaten auf privaten Geräten. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet alle Daten auf deutschen Servern und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Damit sind Hotels & Unterkünfte auf der sicheren Seite – auch gegenüber Aufsichtsbehörden und der BaFin.
Buchungsanfrage & Direktbuchung: Interessenten direkt über WhatsApp abholen, Beratungstermine vereinbaren und erste Unterlagen anfordern.
Angebotsversand & Nachverfolgung: Angebote als PDF über WhatsApp senden und automatisiert nachfassen – mit nachweisbarer Zustellung.
Schadensmeldung & Vertragspflege: Kunden melden Schäden schnell und unkompliziert per WhatsApp, Mitarbeiter koordinieren die Abwicklung im Team.
Cross-Selling & Up-Selling: Wartungsangebote, saisonale Aktionen und Folgeangebote gezielt an Bestandskunden senden.
Dokumentenübermittlung: Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen sicher über WhatsApp zustellen lassen.
| WhatsApp Business App | replya | |
|---|---|---|
| Kundenkommunikation im Team | ❌ Nicht geeignet | ✅ Für Hotel-Teams |
| Mehrere Mitarbeitende | ⚠️ Stark begrenzt | ✅ Beliebig viele |
| Nutzung ohne privates Handy | ❌ Nein | ✅ Ja, webbasiert |
| Datenschutz & DSGVO | ⚠️ Kritisch | ✅ DSGVO-konform |
| Automatisierte Lead-Flows | ❌ Nicht möglich | ✅ Vollautomatisch |
| Auftragsmanagement | ❌ Nicht skalierbar | ✅ Automatisiert |
| Mehrere Standorte | ❌ Nicht skalierbar | ✅ Zentral verwaltbar |
| Kosten & Skalierung | ❌ Nicht skalierbar | ✅ Günstig & skalierbar |
Erhalten Sie direkten Zugriff auf die replya Demo-Anwendung und testen Sie alle wichtigen Funktionen selbst. Sehen Sie, wie replya Ihren Betrieb bei der Kundenkommunikation unterstützt – von der Buchungsanfrage bis zum Check-out. Arbeiten Sie in der Oberfläche, weisen Sie Gespräche zu und erleben Sie, wie einfach strukturierte Gästekommunikation per WhatsApp sein kann.
Ja. replya bietet eine native Integration mit führenden Hoteliersoftwareen – direkt out of the box. Gästedaten und Kommunikationsverläufe werden automatisch synchronisiert.
Ja. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API und verarbeitet alle Gästedaten DSGVO-konform auf deutschen Servern – inklusive AVV.
Ja. In replya können beliebig viele Mitarbeiter und Backoffice-Mitarbeitende gleichzeitig über eine zentrale Hotelnummer kommunizieren – mit klaren Zuständigkeiten, Rollen und lückenloser Gesprächshistorie.
In der Regel ist replya innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Unser Team begleitet den Onboarding-Prozess Schritt für Schritt – inklusive Einrichtung der WhatsApp Business API und Schulung Ihres Teams.
DSGVO koform – 14 Tage kostenlos & unverbindlich testen
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Vimeo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Google Maps. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
