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  • Eine Nummer
  • eigener Zugang je Person

WhatsApp Business mit mehreren Benutzern – so arbeitet ein Team an einer Nummer

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replya auf OMR Reviews
Zuweisung an Mitarbeitende im gemeinsamen Postfach

Die kurze Antwort

Können mehrere Mitarbeitende dieselbe WhatsApp-Nummer nutzen?

In der WhatsApp-Business-App nur notdürftig. Sie kennt Geräte, keine Benutzer: Bis zu vier verknüpfte Geräte teilen sich ein einziges Konto. Über die offizielle WhatsApp Cloud API von Meta arbeiten dagegen mehrere Personen mit je eigenem Zugang an derselben Nummer. Genau darauf setzt replya auf.

  • App: ein Konto, geteilter Verlauf, keine Rollen, keine Zuweisung an eine zuständige Person.
  • Cloud API: jede Person meldet sich selbst an, jede Anfrage bekommt einen Bearbeiter und einen Status.
  • Die Nummer bleibt dieselbe – für Kundinnen und Kunden ändert sich nichts.

Es geht also nicht darum, mehr Geräte anzuschließen, sondern die Nummer vom einzelnen Gerät zu lösen.

Quelle: WhatsApp-Hilfebereich, Verknüpfte Geräte in der Business-App

Aus dem Alltag

Woran es im Team tatsächlich scheitert

Nicht an der Technik, sondern an vier Situationen, die in jedem Serviceteam vorkommen:

  1. Zwei antworten derselben PersonBeide sehen die Nachricht, keiner sieht, dass der andere schon tippt. Die Kundin bekommt zwei verschiedene Auskünfte.
  2. Die Kollegin ist im UrlaubWas zugesagt wurde, steht im Verlauf auf ihrem Gerät. Die Vertretung fängt bei null an und fragt noch einmal nach.
  3. Niemand weiß, was offen istEs gibt keinen Status. Ob eine Anfrage erledigt ist, erkennt man nur daran, dass zufällig jemand geantwortet hat.
  4. Jemand verlässt das UnternehmenDer Zugang lag auf einem Handy. Die Kundengespräche gehen mit – oder bleiben abrufbar, obwohl sie es nicht mehr dürften.

Alle vier haben dieselbe Ursache: Die App kennt keine Benutzer, an die sich etwas binden ließe.

Mehrere Mitarbeitende an einer WhatsApp-Nummer

Der Unterschied

Geräte sind keine Benutzer

Die WhatsApp-Business-App verknüpft bis zu vier Begleitgeräte mit dem Haupt-Smartphone. Was dabei entsteht, ist ein Konto auf mehreren Bildschirmen – kein Team:

  • Kein eigener Login – alle nutzen dieselbe Identität
  • Keine Rollen und Rechte, jede Person sieht und kann alles
  • Keine Zuweisung, keine Übergabe, kein Wiedervorlage-Datum
  • Der Zugriff wird über ein Gerät entzogen, nicht über ein Konto
  • Bei mehr als vier Mitarbeitenden ist ohnehin Schluss

Für eine Einzelperson mit Handy und Laptop ist das genau richtig. Für fünf Personen im Service nicht.

1

Konto für alle verknüpften Geräte – die App vergibt keine getrennten Zugänge

WhatsApp Business

So löst replya das

Jede Person hat einen Zugang, jede Anfrage eine Zuständige

replya bindet Ihre Nummer über die offizielle WhatsApp Cloud API an. Danach arbeitet Ihr Team im Browser, so wie in einem Postfach:

  1. Eigener Zugang statt geteiltem GerätJede Person meldet sich selbst an, mit Rolle und Rechten. Kein Passwort geht herum, kein Handy wandert durchs Büro.
  2. Zuweisung an eine PersonJeder Vorgang hat einen Namen daneben. Wer nicht zuständig ist, schreibt nicht dazwischen.
  3. Status statt BauchgefühlOffen, in Bearbeitung, gelöst. Auf einen Blick sichtbar, was heute noch liegen geblieben ist.
  4. Übergabe mit vollem VerlaufBei Urlaub, Schichtwechsel oder Eskalation geht das Gespräch samt Vorgeschichte weiter – nicht von vorn los.

Wie viele Personen mitarbeiten können, legt der Tarif fest: fünf je Standort im Standard-Tarif, zwanzig je Standort im Premium-Tarif.

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Kontakte mit Verlauf in replya

Datenschutz

Warum geteilte Zugänge ein DSGVO-Problem sind

Wenn sich alle dasselbe Konto teilen, lässt sich im Nachhinein nicht mehr feststellen, wer welche Kundendaten gesehen hat. Genau das verlangt die DSGVO aber:

  • Persönliche Zugänge mit Rollen statt eines gemeinsamen Kontos
  • Zugriff wird beim Ausscheiden entzogen, nicht eingesammelt
  • Keine Kundendaten auf privaten Smartphones
  • Verarbeitung auf Servern in Deutschland
  • Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor und ist abrufbar

replya nutzt ausschließlich die offiziellen Business-Schnittstellen der Kanäle – keine inoffiziellen Verbindungen zu WhatsApp.

Datenschutz bei mehreren Mitarbeitenden
Datenschutz bei WhatsApp im Unternehmen

Mitwachsend

Vom Zweierteam bis zum Filialnetz

2Mitarbeitende – Standard-Tarif
5je Standort im Standard-Tarif
20je Standort im Premium-Tarif
10+Standorte im Enterprise-Tarif

Der Wechsel zwischen den Tarifen ändert nichts an der Nummer und nichts an den Verläufen. Typisch für replya sind:

  • Service-Teams
  • Vertrieb
  • Beratung
  • Empfang
  • Filialunternehmen

Wer heute zu zweit startet und in zwei Jahren zwölf Standorte betreibt, muss nicht umziehen.

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In etwa 30 Minuten arbeitet Ihr Team an einer Nummer

Bestehende Nummer übernehmen oder eine neue bekommen, Team einladen, Zuständigkeiten setzen. Wir richten das gemeinsam mit Ihnen ein.

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  • Eigene WhatsApp-Nummer über die Cloud API
  • Eigener Zugang für jede Person im Team
  • Alle Funktionen freigeschaltet
  • Endet automatisch, keine Zahlungspflicht
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Alles in einer Oberfläche

Was replya außerdem kann

Der gemeinsame Zugriff auf eine Nummer ist der Anfang. Sie schalten frei, was Sie brauchen – der Rest bleibt aus dem Weg.

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Branchen

Für viele Branchen. Eine Lösung.

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WhatsApp Business App vs. replya

Ein geteiltes Konto oder eigene Zugänge

WhatsApp Business Appreplyaempfohlen
ZugängeWhatsApp Business AppEin gemeinsames KontoreplyaEigener Zugang je Person
Personen gleichzeitigWhatsApp Business AppHaupt-Handy + 4 Gerätereplya5 bis 20 je Standort
Rollen & RechteWhatsApp Business AppNicht vorhandenreplyaJe Zugang gesetzt
Zuständigkeit je AnfrageWhatsApp Business AppNicht vorgesehenreplyaZuweisung an eine Person
Status offen / erledigtWhatsApp Business AppNicht vorhandenreplyaAn jedem Vorgang
Mehrere StandorteWhatsApp Business AppNicht vorgesehenreplyaAutomatische Zuordnung
Zugriff beim AusscheidenWhatsApp Business AppGerät und Verlauf bleibenreplyaZugang wird entzogen
AuftragsverarbeitungsvertragWhatsApp Business AppNicht verfügbarreplyaLiegt vor

Häufige Fragen

WhatsApp Business mit mehreren Benutzern

Können mehrere Mitarbeitende gleichzeitig mit einer WhatsApp-Nummer arbeiten?

Mit der WhatsApp-Business-App nur über verknüpfte Geräte, die sich ein Konto teilen – ohne eigene Zugänge und ohne Zuständigkeiten. Über die offizielle WhatsApp Cloud API, wie sie replya nutzt, greift jede Person mit einem eigenen Zugang auf dieselbe Nummer zu, und jede Anfrage wird einer zuständigen Person zugewiesen.

Wie viele Benutzer sind in replya möglich?

Bis zu fünf Mitarbeitende je Standort im Standard-Tarif, zwanzig je Standort im Premium-Tarif, im Enterprise-Tarif individuell. Jede Person erhält einen eigenen Zugang mit Rolle und Rechten.

Muss ich meine bestehende WhatsApp-Nummer aufgeben?

Nein. Eine vorhandene Nummer lässt sich übernehmen, alternativ erhalten Sie eine neue. Beides läuft über die offizielle WhatsApp Cloud API von Meta. Für Ihre Kundinnen und Kunden ändert sich nichts.

Brauchen die Mitarbeitenden ein Diensthandy?

Nein. replya läuft im Browser. Jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Zugang an, an jedem Gerät. Kundendaten landen dadurch nicht mehr auf privaten Smartphones.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Etwa 30 Minuten. Wir richten das Setup gemeinsam mit Ihnen ein – Nummer, Zugänge und die ersten Zuständigkeiten. Danach kann das Team direkt loslegen.

Ist das mit der DSGVO vereinbar?

replya nutzt die offiziellen Business-Schnittstellen der Kanäle, verarbeitet Daten auf Servern in Deutschland und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Mitarbeitende greifen über persönliche Konten mit Rollen zu statt über ein gemeinsames Konto, sodass Zugriffe zuordenbar bleiben.

Muss die Nummer aus der WhatsApp-Business-App abgemeldet werden?

Die bestehende Nummer muss dafür nicht aus der WhatsApp-Business-App abgemeldet werden: Mit Coexistence läuft sie parallel weiter. Beim Einrichten übernimmt Meta bis zu sechs Monate Einzelchat-Verlauf und die Kontakte, und beide Seiten bleiben in Echtzeit synchron. Was das genau bedeutet und wo die Grenzen liegen, steht auf der Seite zu WhatsApp Coexistence.

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