Der Brief liegt ungeöffnet im Stapel. Die E-Mail ist im Spam. Der Anruf geht auf die Mailbox. Im Forderungsmanagement kostet das täglich Liquidität.
Dabei nutzen über 60 Millionen Menschen in Deutschland WhatsApp täglich – und lesen Nachrichten dort zu fast 100 Prozent, oft binnen Minuten. Ein Energieversorger, der WhatsApp für Zahlungserinnerungen einsetzte, steigerte seine Antwortquote von 18 auf 53 Prozent. Die Bearbeitungszeit je Fall sank von 28 auf 9 Tage.
Mit replya nutzt dein Inkassobüro WhatsApp professionell und DSGVO-konform: Automatisierte Mahnstufen-Flows sprechen Schuldner zur richtigen Zeit an, Zahlungslinks werden direkt im Chat versendet, Ratenzahlungen per Klick bestätigt. Alle Gespräche laufen revisionssicher in einer gemeinsamen Teamoberfläche – für mehrere Sachbearbeiter, eine zentrale Nummer, beliebig viele Fälle.
replya ist die WhatsApp-Business-Lösung für Inkassobüros, Forderungsdienstleister und Unternehmen mit eigenem Mahnwesen. Strukturiert. Skalierbar. DSGVO-konform auf deutschen Servern.
Briefe werden nicht geöffnet. E-Mails landen im Spam. Telefonate werden abgewiesen. WhatsApp-Nachrichten werden zu fast 100 % geöffnet – oft innerhalb weniger Minuten. Ein führender Energieversorger steigerte seine Antwortquote durch WhatsApp-Zahlungserinnerungen von 18 % auf 53 % – die Bearbeitungszeit sank von 28 auf 9 Tage.
Für Schuldner & Zahlungspflichtige
Direkte Kontaktaufnahme ohne Hemmschwelle. Ratenzahlungen anfragen, Rückfragen stellen oder direkt über einen Zahlungslink bezahlen – alles in einem Gespräch per WhatsApp.
Für Inkassobüros & Forderungsabteilungen
Nachweisbar höhere Rücklauf- und Zahlungsquoten als bei Brief oder E-Mail. Automatisierte Mahnstufen reduzieren den manuellen Aufwand drastisch. Strukturierte Fallbearbeitung für das gesamte Team über eine zentrale Nummer.
Viele Inkassobüros und Forderungsabteilungen starten mit der WhatsApp-Business-App – und stoßen schnell an Grenzen: keine echte Teamfunktion, keine strukturierten Mahnflows, kein DSGVO-konformes Protokoll. Schuldner erwarten schnelle Reaktionen, doch Sachbearbeiter sind im Gespräch oder im Außendienst. Das Ergebnis: verpasste Reaktionsfenster, verspätete Zahlungseingänge und steigender Verwaltungsaufwand.
replya wurde für Unternehmen entwickelt, die WhatsApp strukturiert und DSGVO-konform einsetzen müssen – darunter Inkassobüros, Forderungsdienstleister, Rechtsanwaltskanzleien mit Forderungseinzug und Unternehmen mit eigenem Mahnwesen. Die Plattform basiert auf der offiziellen WhatsApp Business API und ist damit DSGVO-konform.
Schuldner über WhatsApp kontaktieren
QR-Code auf dem Mahnschreiben, Link in der E-Mail oder direkte Ansprache – Schuldner öffnen WhatsApp-Nachrichten nahezu in Echtzeit. Kein Briefkasten, kein Spam-Ordner, kein Anrufbeantworter.
WhatsApp-Nachricht eingehtAutomatisierter Mahnflow startet
replya stuft den Fall automatisch ein und löst die passende Mahnstufe aus – strukturiert, priorisiert und ohne manuellen Aufwand für das Inkassoteam.
Ratenzahlung oder Sofortbegleichung per Klick
Zahlungslinks und Ratenzahlungsangebote werden automatisch gesendet – der Schuldner wählt und bestätigt direkt per WhatsApp. Kein Anruf, keine Rückfrage nötig.
Vereinbarungen & Belege rechtssicher zustellen
Stundungsvereinbarungen, Zahlungsbestätigungen und Inkassoschreiben direkt über WhatsApp zustellen – mit nachweisbarer Lesebestätigung und vollständiger Falldokumentation.
Mehrere Fälle zentral im Team verwalten
Alle Gespräche in einer gemeinsamen Teamoberfläche. Klare Zuständigkeiten, lückenlose Gesprächshistorie, volle Kontrolle – auch bei wechselnden Sachbearbeitern oder Standorten.
Zahlungsunwillige Schuldner gezielt weiterleiten
Schuldner ohne Reaktion werden automatisch markiert und für den gerichtlichen Mahnweg oder die Zwangsvollstreckung vorbereitet – ohne manuelles Nachfassen.
Datenschutz ist im Inkassobereich keine Option – es ist eine rechtliche Pflicht. Die Nutzung der privaten WhatsApp-App oder der Standard-Business-App erfüllt die Anforderungen der DSGVO nicht – insbesondere bei der Speicherung von Schuldnerdaten auf privaten Geräten. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet alle Daten auf deutschen Servern und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Damit sind Inkassobüros und Forderungsabteilungen auf der sicheren Seite – auch gegenüber Aufsichtsbehörden.
Zahlungserinnerung & Mahnungen: Schuldner per WhatsApp kontaktieren – mit nachweisbarer Lesebestätigung (blaue Häkchen) und deutlich höheren Rücklaufquoten als per Brief oder E-Mail.
Ratenzahlungsvereinbarungen: Zahlungspläne direkt über WhatsApp anbieten, bestätigen und dokumentieren – ohne Telefonaufwand und mit vollständiger Protokollierung.
Zahlungslinks & digitale Bezahlung: Zahlungsaufforderungen mit direktem Zahlungslink versenden – Schuldner bezahlen mit einem Klick, ohne weitere Rückfragen.
Dokumentenübermittlung: Inkassoschreiben, Stundungsvereinbarungen und Teilzahlungsbelege sicher und nachvollziehbar über WhatsApp zustellen.
Multichannel-Eskalation: WhatsApp als ergänzenden Kanal zu Brief und Telefon nutzen – für maximale Schuldnererreichbarkeit im außergerichtlichen Mahnverfahren.
Teambasiertes Case-Management: Mehrere Sachbearbeiter bearbeiten parallel Fälle über eine zentrale Inkassonummer – mit vollständiger und revisionssicherer Gesprächshistorie.
| WhatsApp Business App | replya | |
|---|---|---|
| Fallkommunikation im Inkassoteam | ❌ Nicht geeignet | ✅ Für Inkassoteams |
| Mehrere Sachbearbeiter | ⚠️ Stark begrenzt | ✅ Beliebig viele |
| Nutzung ohne privates Handy | ❌ Nein | ✅ Ja, webbasiert |
| Datenschutz & DSGVO | ⚠️ Kritisch | ✅ DSGVO-konform |
| Automatisierte Mahnstufen-Flows | ❌ Nicht möglich | ✅ Vollautomatisch |
| Schuldner-Reaktivierung | ❌ Nicht skalierbar | ✅ Automatisiert |
| Mehrere Standorte / Teams | ❌ Nicht skalierbar | ✅ Zentral verwaltbar |
| Kosten & Skalierung | ❌ Nicht skalierbar | ✅ Günstig & skalierbar |
Erhalten Sie direkten Zugriff auf die replya Demo-Anwendung und testen Sie alle wichtigen Funktionen selbst. Sehen Sie, wie replya Ihr Inkassobüro oder Ihre Forderungsabteilung bei der Schuldnerkommunikation unterstützt – von der ersten Zahlungserinnerung über automatisierte Mahnstufen bis zur nachweisbaren Falldokumentation. Arbeiten Sie in der Oberfläche, weisen Sie Fälle zu und erleben Sie, wie einfach strukturiertes Forderungsmanagement per WhatsApp sein kann.
Ja. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API und verarbeitet alle Daten DSGVO-konform auf deutschen Servern – inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Schuldnerdaten werden nicht auf privaten Geräten gespeichert und alle Gespräche sind revisionssicher protokolliert.
Ja. In replya können beliebig viele Sachbearbeiter und Backoffice-Mitarbeitende gleichzeitig über eine zentrale Inkassonummer kommunizieren – mit klaren Zuständigkeiten, Rollen und lückenloser Gesprächshistorie pro Fall.
In der Regel ist replya innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Unser Team begleitet den Onboarding-Prozess Schritt für Schritt – inklusive Einrichtung der WhatsApp Business API, Aufbau der Mahnstufen-Flows und Schulung Ihres Teams.
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