Terminanfragen entgegennehmen
Die häufigste Nachricht überhaupt. Beantwortet zwischen zwei Kundinnen, statt dass jemand mitten im Schnitt ans Telefon geht.
WhatsApp Business für Friseursalons
WhatsApp für Friseure: Termine vereinbaren, ohne ans Telefon zu gehen
Während beide Hände im Haar sind, klingelt das Telefon. replya nimmt Terminanfragen über eine Salonnummer entgegen, ordnet sie dem richtigen Stylisten zu und erinnert vor dem Termin. Als Vorgang mit Status, nicht als Zettel am Empfang.
- Terminanfragen ohne Telefonklingeln
- Freie Stuhlzeit kurzfristig füllen
- Jeder Stylist, eine Salonnummer
Aktualisiert:
Kurz beantwortet
Wie nutzen Friseursalons WhatsApp für Termine?
Über eine zentrale Salonnummer statt über das Empfangshandy oder private Nummern der Stylistinnen. Mit replya landet jede Terminanfrage bei der gewünschten Stylistin, Erinnerungen gehen am Vortag automatisch raus, und frei gewordene Termine lassen sich per Kampagne nachbesetzen.
1Warum es heute hakt
Warum die WhatsApp Business App im Friseursalon nicht reicht
Die Ausgangslage
Samstagvormittag, drei Stühle belegt, eine Farbe in der Einwirkzeit. Das Telefon klingelt zum vierten Mal. Rangehen hieße: Handschuhe aus, Kundin stehen lassen, Termin im Kalender suchen. Also klingelt es aus. Wer angerufen hat, weiß niemand. Und wer keinen Rückruf bekommt, probiert es beim nächsten Salon in der Straße.
Eine Stuhlstunde, die leer bleibt, lässt sich nicht nachholen.
Der Salon verkauft Stuhlstunden. Eine Stunde, die leer bleibt, kommt nicht zurück. Teuer sind deshalb zwei Dinge: eine Anfrage, die niemand entgegennimmt, und eine kurzfristige Absage, die nicht nachbesetzt wird.
Die kostenlose WhatsApp-Business-App auf dem Empfangshandy hilft ab dem zweiten Stuhl nicht mehr. Sie kennt ein Konto, keine Zuweisung an eine Stylistin und keinen Status. Schreibt die Stammkundin ihrer Stylistin privat, liegt die Kundenbeziehung auf einem Gerät, auf das der Salon keinen Zugriff hat.
Mit replya laufen Terminanfragen über eine zentrale Salonnummer in ein gemeinsames Postfach. Die Kundin, die immer zu Sarah geht, landet bei Sarah. Ein Flow beantwortet Öffnungszeiten und Preisspannen, Erinnerungen gehen am Vortag raus, und wird kurzfristig abgesagt, erreicht eine Kampagne die Stammkundinnen, die auf einen früheren Termin warten.
Beantworten lässt sich das zwischen zwei Kundinnen, in der Einwirkzeit oder abends, ohne dass jemand mitten im Schnitt unterbricht.
2So läuft es mit replya
WhatsApp für Friseursalons: Terminkommunikation mit Zuständigkeit
- Fotos vorab am VorgangFür die Farbberatung liegt das Bild schon da, bevor der Termin beginnt.
- Die gewünschte Stylistin bekommt die AnfrageJede Anfrage wird der richtigen Person zugewiesen.
- Erinnerung am VortagSie geht automatisch raus, damit Termine nicht vergessen werden.
- Freie Zeiten schnell füllenKurzfristig frei gewordene Termine per Kampagne an eingewilligte Kundinnen und Kunden melden.
Für Friseursalons ab zwei Stühlen, Barbershops, Friseurketten und Salons mit langen Farb- und Extensions-Terminen.
Typische Anwendungsfälle im Friseursalon
Freie Stuhlzeit nachbesetzen
Sagt jemand um neun für vierzehn Uhr ab, geht eine Nachricht an die Stammkundinnen, die auf einen früheren Termin warten. Wer zuerst antwortet, bekommt den Platz.
Farbberatung mit Foto vorab
Ein Bild der aktuellen Haarfarbe entscheidet, ob eine Stunde reicht oder drei nötig sind. Die Termindauer stimmt, bevor die Kundin im Stuhl sitzt.
Erinnerung am Vortag
Automatisch versendet, direkt beantwortbar. Wer nicht kann, sagt rechtzeitig ab, und die Zeit lässt sich noch vergeben.
Stylistin wechselt, Kundin bleibt
Verlauf und Farbnotizen hängen am Vorgang im Salon, nicht am privaten Chat. Beim Wechsel wird ein Zugang entzogen, kein Handy eingesammelt.
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3Sicher entscheiden
WhatsApp Business App vs. replya für Friseursalons
Was die kostenlose Business-App im Salon leistet und wo sie ab dem zweiten Stuhl nicht mehr ausreicht.
WhatsApp Business App
replyaempfohlen
Zugänge im Team
WhatsApp Business AppEin gemeinsames Konto
replyaEigener Zugang je Person
Anfrage an eine Stylistin
WhatsApp Business AppNicht vorgesehen
replyaZuweisung mit Verlauf
Terminerinnerung
WhatsApp Business AppManuell je Chat
replyaAutomatisch am Vortag
Nachricht an viele Stammkunden
WhatsApp Business AppBroadcast bis 256 Kontakte
replyaSegmente mit Einwilligung
Mehrere Filialen
WhatsApp Business AppNicht vorgesehen
replyaEigenes Postfach je Standort
Kundendaten beim Wechsel
WhatsApp Business AppBleiben auf dem Gerät
replyaBleiben im Salon
Auftragsverarbeitungsvertrag
WhatsApp Business AppNicht verfügbar
replyaLiegt vor
WhatsApp im Friseursalon: Datenschutz
Was über WhatsApp laufen kann und was Einwilligung braucht
Im Salon fallen Kontaktdaten, Terminhistorie und mitunter Fotos an, dazu Notizen zu Farbformeln und Unverträglichkeiten. Die Trennlinie verläuft nicht zwischen Themen, sondern zwischen Vertrag und Werbung. Terminbestätigungen, Erinnerungen, Rückfragen zum gebuchten Termin und Absagen sind Vertragskommunikation und dürfen ohne gesonderte Einwilligung laufen. Werbliche Nachrichten (Aktionen, Produktangebote, Reaktivierung nach längerer Pause) brauchen nach § 7 Absatz 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, die dokumentiert und jederzeit widerrufbar sein muss. Angaben zu Hautreaktionen oder Allergien sind Gesundheitsdaten und gehören nicht in den Chatverlauf, sondern in die Kundenkartei. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business Platform, verarbeitet Daten auf Servern in Deutschland und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Einwilligungen werden am Kontakt hinterlegt, und jede Person im Team arbeitet mit eigenem Zugang statt über ein geteiltes Empfangshandy.
FAQ: WhatsApp für Friseursalons
Ihre Frage ist nicht dabei? Im Termin klären wir sie an Ihren eigenen Abläufen.
Kostenlosen Termin wählenDürfen Friseursalons WhatsApp für die Terminvereinbarung nutzen?
Ja. Terminanfragen, Bestätigungen, Erinnerungen und Absagen sind Kommunikation zum gebuchten Termin und damit ohne gesonderte Werbeeinwilligung zulässig. Voraussetzung ist die offizielle WhatsApp Business Platform mit Auftragsverarbeitungsvertrag statt der privaten App auf einem Mitarbeiterhandy. Werbliche Nachrichten wie Aktionen oder Reaktivierung brauchen zusätzlich eine ausdrückliche Einwilligung nach § 7 Absatz 2 UWG.
Können mehrere Stylistinnen dieselbe Salonnummer nutzen?
Ja, genau dafür ist replya gebaut. Alle arbeiten unter einer zentralen Salonnummer, jede mit eigenem Zugang und eigener Rolle. Eine Anfrage wird der gewünschten Person zugewiesen und ist für das Team sichtbar, auch wenn jemand krank ist oder Urlaub hat. Die WhatsApp-Business-App kann das nicht: Sie kennt nur ein Konto ohne Zuständigkeiten.
Wie lässt sich kurzfristig frei gewordene Stuhlzeit füllen?
Über eine Nachricht an ein Segment. Sie legen eine Gruppe von Stammkundinnen an, die auf einen früheren Termin warten, und senden den frei gewordenen Platz an diese Gruppe. Wer zuerst antwortet, bekommt ihn. Weil solche Nachrichten werblichen Charakter haben können, hinterlegt replya die Einwilligung am Kontakt und schließt Personen ohne Einwilligung automatisch aus.
Was passiert mit den Kundendaten, wenn eine Stylistin den Salon verlässt?
Sie bleiben im Salon. Verlauf, Terminhistorie und Notizen hängen am Vorgang und am Kontakt in replya, nicht am Gerät einer Person. Beim Ausscheiden wird ein Zugang entzogen. Anders als beim verbreiteten Weg über die private Nummer, bei dem die Kundenbeziehung mit dem Handy den Salon verlässt.
Funktioniert das auch für Friseurketten mit mehreren Filialen?
Ja. Je Filiale lässt sich ein eigenes Postfach anlegen, während nach außen eine Nummer auftritt. Jeder Standort sieht nur seine eigenen Vorgänge, ein Flow ordnet die Anfrage vorab der richtigen Filiale zu. Die Anzahl der Mitarbeitenden richtet sich nach dem Tarif: bis zu fünf im Team-Tarif, fünfzehn im Business-Tarif, im Enterprise-Tarif nach Bedarf.
Wie lange dauert die Einrichtung im Salon?
Etwa 30 Minuten. Wir richten Nummer, Zugänge und die ersten automatischen Antworten gemeinsam mit Ihnen ein: Öffnungszeiten, Ablauf einer Farbberatung, Terminerinnerung. Vierzehn Tage lassen sich alle Funktionen kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Der Einstieg liegt bei 49 Euro im Monat netto zzgl. Umsatzsteuer.
In 30 Minuten sehen, wie es in Ihrem Salon läuft
Wir zeigen Ihnen per Video an Ihren eigenen Abläufen, wie eine Terminanfrage zum Vorgang bei der richtigen Stylistin wird, wie die Erinnerung am Vortag automatisch herausgeht und wie sich eine kurzfristig frei gewordene Stunde nachbesetzen lässt. Kostenlos und unverbindlich.
Kostenlosen Termin wählenreplya im AnbietervergleichKeine Kreditkarte · Einrichtung in 30 Minuten · AVV inklusive
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