Belege anfordern
Fehlende Unterlagen gezielt nachfassen, automatisiert und so oft wie nötig, ohne dass jemand in der Kanzlei daran denken muss.
WhatsApp Business für Steuerberater
WhatsApp für Steuerberater: Belege schneller erhalten, Fristen sicher halten mit replya
Mandanten antworten auf WhatsApp innerhalb von Minuten, auf E-Mails oft tagelang nicht. replya macht den Kanal für Ihre Kanzlei nutzbar: im Team, dokumentiert, auf deutschen Servern.
- Belegnachfragen ohne Hinterhertelefonieren
- Mehrere Mitarbeitende, eine Kanzleinummer
- Getrennt vom privaten Handy
Aktualisiert:
Kurz beantwortet
Wie nutzen Steuerkanzleien WhatsApp für Belege und Fristen?
Über eine zentrale Kanzleinummer statt über das Handy einzelner Mitarbeitender. Mit replya gehen Belegnachfragen und Fristerinnerungen automatisch raus, Mandanten schicken Belege als Foto oder PDF, und der Schriftwechsel bleibt nachvollziehbar in der Kanzlei.
1Warum es heute hakt
Warum die WhatsApp Business App in der Steuerkanzlei nicht reicht
Die Ausgangslage
Es ist der 20. des Monats. Für zwölf Mandanten fehlen noch Belege, die Umsatzsteuer-Voranmeldung steht an. Also beginnt die Runde: E-Mail geschrieben, keine Antwort. Angerufen, niemand erreicht. Erinnerung geschickt, wieder nichts. Die Frist rückt näher, und die Kanzlei arbeitet nicht am Mandat. Sie arbeitet daran, den Mandanten überhaupt zu erreichen.
Der schnellste Weg zum fehlenden Beleg ist der Kanal, den Ihr Mandant ohnehin nutzt.
Dabei liest derselbe Mandant WhatsApp-Nachrichten meist schnell. Der Kanal ist nur bisher nicht kanzleitauglich: Die kostenlose WhatsApp-Business-App hängt am Handy einer Person, Kolleginnen sehen den Verlauf nicht, Vertretung im Urlaub ist kaum möglich, und beim Ausscheiden geht die Mandantenhistorie mit.
Mit replya läuft die Mandantenkommunikation über eine zentrale Kanzleinummer. Das Team arbeitet gemeinsam in einer Oberfläche, Zuständigkeiten sind klar, und Belegnachfragen, Fristerinnerungen und Terminabstimmungen laufen strukturiert statt über verstreute Kanäle.
Mandanten fotografieren Belege und senden sie direkt, statt sie einzuscannen und per E-Mail zu schicken.
Kostenlosen Termin wählen2So läuft es mit replya
WhatsApp für Steuerberater: strukturierte Mandantenkommunikation mit replya
- Belege und Fristen automatisch nachfragenNiemand muss Mandanten hinterhertelefonieren.
- Klare ZuständigkeitenMehrere Mitarbeitende arbeiten gleichzeitig, jede Anfrage hat eine Person.
- Termine ohne TelefonrundeJahresgespräche und Beratungen schriftlich abstimmen.
- Der Schriftwechsel ist dokumentiertNachvollziehbar, auch Monate später.
Für Einzelkanzleien, mittelständische Kanzleien mit mehreren Standorten, Lohnbuchhaltung sowie Wirtschaftsprüfer und Buchprüfer.
Typische Anwendungsfälle für WhatsApp in der Steuerkanzlei
Fristen erinnern
Wiederkehrende Erinnerungen an Voranmeldungen, Lohnunterlagen und Abgabetermine, an alle betroffenen Mandanten gleichzeitig.
Termine abstimmen
Jahresgespräche und Beratungstermine im Chat vereinbaren und bestätigen lassen, statt telefonisch hinterherzulaufen.
Mandantenanfragen bündeln
Alle Rückfragen laufen über eine Kanzleinummer, sichtbar fürs Team, auch bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel.
Neue Mandate gewinnen
Anfragen von der Website direkt in den Chat leiten und schnell qualifizieren, bevor der Interessent bei der nächsten Kanzlei anfragt.
Bereits ab 49€ pro Monat
Kostenlosen Termin wählenUnternehmen, die mit replya arbeiten
3Sicher entscheiden
WhatsApp Business App vs. replya für Steuerkanzleien
Was die kostenlose Business-App leistet, und wo sie im Kanzleialltag an ihre Grenzen kommt.
WhatsApp Business App
replyaempfohlen
Mandantenkommunikation im Team
WhatsApp Business AppNicht geeignet
replyaFür ganze Kanzleien
Mehrere Mitarbeitende
WhatsApp Business AppStark begrenzt
replyaBeliebig viele
Nutzung ohne privates Handy
WhatsApp Business AppNein
replyaJa, webbasiert
Datenschutz & AVV
WhatsApp Business AppKritisch
replyaAVV, deutsche Server
Historie bleibt in der Kanzlei
WhatsApp Business AppVerlässt sie mit dem Gerät
replyaZentral gesichert
Automatische Fristerinnerungen
WhatsApp Business AppNicht möglich
replyaVollautomatisch
Vertretung bei Urlaub
WhatsApp Business AppNicht vorgesehen
replyaZuweisung im Team
Mehrere Standorte
WhatsApp Business AppNicht skalierbar
replyaZentral verwaltbar
WhatsApp in der Steuerkanzlei: Datenschutz und Verschwiegenheit
Was Sie per WhatsApp klären können, und was in den geschützten Kanal gehört
Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB und dem Berufsrecht. Das bedeutet in der Praxis eine klare Trennung. WhatsApp eignet sich für die organisatorische Kommunikation: Terminabstimmung, Fristerinnerungen, Statusmeldungen und die Nachfrage nach fehlenden Unterlagen. Vertrauliche Mandatsinhalte, Steuerbescheide oder vollständige Buchhaltungsunterlagen gehören weiterhin in Ihr Mandantenportal oder den verschlüsselten Versand. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet Daten auf deutschen Servern und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Die datenschutzrechtliche Grundlage steht damit. Die berufsrechtliche Bewertung, welche Inhalte über welchen Kanal laufen, bleibt Ihre Entscheidung. replya gibt Ihnen die Werkzeuge, diese Trennung im Team durchzuhalten und zu dokumentieren.
FAQ: WhatsApp für Steuerberater
Ihre Frage ist nicht dabei? Im Termin klären wir sie an Ihren eigenen Abläufen.
Kostenlosen Termin wählenDürfen Steuerberater WhatsApp für die Mandantenkommunikation nutzen?
Ja, mit einer klaren Grenze. Für organisatorische Kommunikation wie Terminabstimmung, Fristerinnerungen, Statusmeldungen und die Nachfrage nach fehlenden Belegen ist WhatsApp zulässig und in der Praxis verbreitet. Vertrauliche Mandatsinhalte wie Steuerbescheide oder vollständige Buchhaltungsunterlagen sollten über ein Mandantenportal oder verschlüsselten Versand laufen, da Steuerberater der Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB unterliegen. Entscheidend ist außerdem, dass die Nutzung über die offizielle WhatsApp Business API mit Auftragsverarbeitungsvertrag erfolgt und nicht über private Handys.
Ist WhatsApp mit replya DSGVO-konform für Steuerkanzleien?
replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet alle Daten auf deutschen Servern und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Damit steht die datenschutzrechtliche Grundlage. Die private WhatsApp-App und die kostenlose Business-App erfüllen diese Anforderungen nicht, weil Mandantendaten dort auf privaten Geräten liegen und der Zugriff nicht kontrollierbar ist.
Müssen Mandanten der WhatsApp-Kommunikation zustimmen?
Ja. Mandanten sollten der Kommunikation über WhatsApp aktiv zustimmen, idealerweise dokumentiert. In replya lässt sich diese Einwilligung beim ersten Kontakt einholen und dauerhaft hinterlegen, sodass sie bei Bedarf nachweisbar ist.
Können mehrere Mitarbeitende über eine Kanzleinummer arbeiten?
Ja. In replya arbeiten beliebig viele Mitarbeitende gleichzeitig über eine zentrale Kanzleinummer. Anfragen lassen sich einzelnen Personen zuweisen, Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit sind ohne Geräteübergabe möglich, und die vollständige Historie bleibt in der Kanzlei, auch wenn jemand das Team verlässt.
Können Mandanten Belege per WhatsApp senden?
Ja, das ist einer der häufigsten Anwendungsfälle. Mandanten fotografieren Belege und senden sie direkt im Chat, statt sie zu scannen und per Mail zu verschicken. Für den Umfang der übermittelten Unterlagen gilt dieselbe Abwägung wie bei allen Inhalten: Einzelbelege sind unkritisch, vollständige Buchhaltungsakten gehören in den geschützten Kanal.
Wie schnell ist replya in der Kanzlei einsatzbereit?
In der Regel innerhalb weniger Tage. Unser Team begleitet die Einrichtung der WhatsApp Business API, die Verifizierung der Kanzleinummer und die Schulung des Teams.
In 30 Minuten sehen, wie es in Ihrer Kanzlei läuft
Wir zeigen Ihnen per Video an Ihren eigenen Abläufen, wie Belegnachfragen automatisiert laufen, wie Ihr Team über eine gemeinsame Kanzleinummer arbeitet und wie Fristerinnerungen ohne manuellen Aufwand verschickt werden. Kostenlos und unverbindlich.
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