Gäste rufen an – aber die Leitung ist besetzt. Bestellungen kommen per E-Mail und gehen unter. Tischreservierungen werden auf Zettel notiert und dann vergessen. Das kennt jeder Gastronomiebetrieb.
Dabei ist die Lösung längst auf jedem Smartphone: WhatsApp. Über 58 Millionen Menschen in Deutschland nutzen den Messenger täglich – und erwarten, dass auch ihre Lieblingsrestaurants dort erreichbar sind. Wer nicht antwortet, verliert den Gast an die Konkurrenz. Oder an Lieferando – und zahlt dafür bis zu 30 % Provision.
Mit replya kommunizierst du direkt mit deinen Gästen: Tischreservierungen, Bestellungen, Lieferstatus-Updates und Aktionsangebote – alles über eine zentrale WhatsApp-Nummer, die dein gesamtes Team gemeinsam nutzt. Kein privates Smartphone. Kein Chaos in der Stoßzeit. Kein verlorener Auftrag.
Ein Gast schreibt, ob noch ein Tisch frei ist. Die Bestätigung geht automatisch raus. Ein anderer bestellt Pizza – und bekommt 10 Minuten vor Ankunft des Fahrers automatisch ein Update. Nach dem Besuch fragt replya automatisch nach einer Google-Bewertung.
Du behältst deine Gästedaten. Du sparst Provision. Du baust echte Stammgäste auf – direkt, persönlich und ohne Umweg über teure Drittplattformen.
replya macht WhatsApp zur Schaltzentrale deines Betriebs.
Telefonleitungen sind überlastet. E-Mails werden ignoriert. WhatsApp-Nachrichten werden zu fast 100 % geöffnet – oft innerhalb weniger Minuten.
Schnelle Kontaktaufnahme ohne Warteschleife. Niedrige Hemmschwelle für erste Anfragen. Fotos vom Schaden direkt senden, Angebote in Sekunden erhalten.
98 % Öffnungsrate – Aktionen kommen garantiert an. Weniger Telefonaufkommen zu Stoßzeiten. Strukturierte Kommunikation für das gesamte Service-Team.
Viele Restaurants und Lieferdienste greifen zunächst zur WhatsApp-Business-App – und stoßen schnell an Grenzen: keine echte Teamfunktion, keine strukturierten Workflows, kein Compliance-konformes Protokoll. Kunden erwarten schnelle Antworten, doch Mitarbeiter sind im Einsatz. Das Ergebnis: verpasste Leads und unzufriedene Kunden.
replya wurde für Unternehmen entwickelt, die WhatsApp strukturiert und skalierbar einsetzen müssen – darunter Einzelgastronomien, Restaurantketten und Lieferdienste jeder Größe. Die Plattform basiert auf der offiziellen WhatsApp Business API und ist damit DSGVO-konform.
Interessent meldet sich über WhatsApp
Website, Social-Media-Ad oder QR-Code – Interessenten schreiben direkt per WhatsApp an. Kein Formular, keine Wartezeit, keine verlorene Anfrage.
WhatsApp-Nachricht eingehtAutomatisierter Flow startet
replya erfasst automatisch die wichtigsten Infos: Tischgröße, Uhrzeit, Anliegen oder Bestelldetails – strukturiert und ohne manuellen Aufwand.
Termin direkt über WhatsApp buchen
Terminvorschläge werden automatisch gesendet – der Interessent wählt und bestätigt per Klick. Kein Anruf, keine Rückfrage nötig.
Tagesangebot & Menü automatisch senden
Nach der Reservierung oder Bestellung folgt automatisch ein Tagesangebot, Getränketipp oder Aktionshinweis. Mehr Umsatz pro Gast, ohne Aufwand.t.
Bestandskunden aktiv betreuen
Automatische Lieferstatus-Updates, Wartezeit-Info oder Abholbenachrichtigung – persönlich, direkt und ohne zusätzlichen Aufwand.
Stammgäste reaktivieren & binden
WhatsApp-Newsletter mit Wochenangeboten, Events oder Rabattcodes. Bewertungsanfragen nach dem Besuch. Stammgast-Aktionen automatisiert versenden.
Datenschutz ist auch in der Gastronomie kein optionales Thema. Die Nutzung der privaten WhatsApp-App oder der Standard Business-App erfüllt die Anforderungen der DSGVO nicht – insbesondere bei der Speicherung von Kundendaten auf privaten Geräten. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API, verarbeitet alle Daten auf deutschen Servern und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Damit sind Gastronomiebetriebe auf der sicheren Seite – auch gegenüber Datenschutzbehörden.
Tischreservierung & Reservierungsbestätigung: Interessenten direkt über WhatsApp abholen, Beratungstermine vereinbaren und erste Unterlagen anfordern.
Angebotsversand & Nachverfolgung: Angebote als PDF über WhatsApp senden und automatisiert nachfassen – mit nachweisbarer Zustellung.
Schadensmeldung & Vertragspflege: Gäste melden Wünsche oder Sonderwunsche per WhatsApp, das Service-Team koordiniert direkt im Chat.
Cross-Selling & Up-Selling: Wartungsangebote, saisonale Aktionen und Folgeangebote gezielt an Bestandskunden senden.
Dokumentenübermittlung: Speisekarten, Wochenangebote und Aktionen sicher über WhatsApp versenden.
| WhatsApp Business App | replya | |
|---|---|---|
| Gäste- & Bestellkommunikation im Team | ❌ Nicht geeignet | ✅ Für Gastro-Teams |
| Mehrere Mitarbeitende | ⚠️ Stark begrenzt | ✅ Beliebig viele |
| Nutzung ohne privates Handy | ❌ Nein | ✅ Ja, webbasiert |
| Datenschutz & DSGVO | ⚠️ Kritisch | ✅ DSGVO-konform |
| Automatisierte Lead-Flows | ❌ Nicht möglich | ✅ Vollautomatisch |
| Stammgast-Reaktivierung | ❌ Nicht skalierbar | ✅ Automatisiert |
| Mehrere Standorte | ❌ Nicht skalierbar | ✅ Zentral verwaltbar |
| Kosten & Skalierung | ❌ Nicht skalierbar | ✅ Günstig & skalierbar |
Ja. replya lässt sich mit gängigen Kassensystemen und Bestellplattformen verbinden – direkt out of the box. Gästedaten und Bestellverläufe werden automatisch synchronisiert.
Ja. replya nutzt die offizielle WhatsApp Business API und verarbeitet alle Daten DSGVO-konform auf deutschen Servern – inklusive AVV.
Ja. In replya können beliebig viele Mitarbeiter und Backoffice-Mitarbeitende gleichzeitig über eine zentrale Betriebsnummer kommunizieren – mit klaren Zuständigkeiten, Rollen und lückenloser Gesprächshistorie.
Ja. Restaurantketten und Gastronomiebetriebe können alle Filialen und Teams zentral in einer Oberfläche verwalten – jeder Mitarbeiter mit eigenem Zugang und klarer Kundenzuordnung.
In der Regel ist replya innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Unser Team begleitet den Onboarding-Prozess Schritt für Schritt – inklusive Einrichtung der WhatsApp Business API und Schulung Ihres Teams.
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