WhatsApp Business für Autovermietungen
Viele Anrufe an der Station drehen sich um dieselben Fragen: Ist etwas frei, wo hole ich ab, kann ich verlängern. replya beantwortet sie über WhatsApp automatisch und legt alles, was ein Mensch klären muss, als Vorgang bei der richtigen Station ab.
Eine Anmietung ist eine Kette kurzer Abstimmungen. Erst die Anfrage und die Frage nach Verfügbarkeit, dann die Reservierung, dann die Abholung mit Führerscheinkontrolle und Übergabeprotokoll. Unterwegs vielleicht eine Verlängerung, am Ende die Rückgabe mit Tankstand, Kilometern und Zustandsprüfung. Jeder dieser Schritte erzeugt Rückfragen, und die meisten landen am Telefon der Station.
Genau dort ist in den Stoßzeiten niemand frei. Morgens und abends, wenn Fahrzeuge ausgegeben und zurückgenommen werden, steht das Team am Tresen oder draußen am Wagen. Der Anruf, ob der Transporter am Samstag noch frei ist, bleibt unbeantwortet, und die Anfrage geht an die nächste Vermietung.
Über WhatsApp bleibt die Frage stehen, bis sie beantwortet ist, und vieles beantwortet replya selbst: Öffnungszeiten, Abholort, Unterlagen, Tankregelung. Was ein Mensch entscheiden muss, etwa eine Verlängerung, ein Schaden oder eine Fahrt ins Ausland, kommt als Vorgang zur zuständigen Station, mit Verlauf und Fotos.
Nicht das freie Fahrzeug entscheidet über die Buchung, sondern wer zuerst antwortet.
Buchung, Abrechnung und Flottenverwaltung bleiben in Ihrer Vermietsoftware. Über WhatsApp läuft die Abstimmung drumherum.
replya für Autovermietungen
Wer ein Auto mietet, ist meistens unterwegs: am Bahnhof, auf dem Weg zum Flughafen, mitten im Umzug. Telefonieren ist dann unpraktisch, eine Nachricht nicht. Und bei einer Rückgabe außerhalb der Öffnungszeiten ist ein Foto im Chat oft der einzige Beleg, den beide Seiten haben.
Verfügbarkeit fragen, die Abholzeit verschieben, um eine Verlängerung bitten, ohne in der Warteschleife zu hängen. Bei der Rückgabe Fotos vom Wagen schicken und damit selbst festhalten, in welchem Zustand er abgestellt wurde.
Wiederkehrende Fragen beantwortet der KI-Assistent, Erinnerungen vor der Rückgabe laufen automatisch. Was bleibt, liegt als Vorgang bei der richtigen Station, mit Verlauf, Fotos und zuständiger Person.
replya für Autovermietungen
Viele Vermietungen arbeiten mit Telefon, E-Mail und oft einem Diensthandy mit der kostenlosen WhatsApp-Business-App an der Station. Solange eine Person am Tresen steht, geht das. Mit mehreren Stationen, Schichten und Wochenendspitzen trägt es nicht mehr: Die App kennt ein einziges Konto ohne getrennte Zugänge, keine Zuweisung und keinen Status. Die Zusage einer Verlängerung steht im Verlauf eines einzelnen Geräts. Die Fotos, die ein Kunde bei der Rückgabe am Abend geschickt hat, findet am nächsten Morgen niemand wieder, wenn es um einen Kratzer an der Stoßstange geht. Und die Erinnerung, den Wagen vollgetankt zurückzubringen, schreibt im Tagesgeschäft niemand von Hand.
Dafür eignet sich WhatsApp in der Autovermietung
So arbeitet replya in der Vermietung
Über die Website, das Google-Profil oder einen QR-Code an der Station. Der KI-Assistent klärt Standardfragen, ein Flow nimmt Zeitraum, Fahrzeugklasse und Wunschstation auf.
Die Anfrage kommt als Vorgang zur zuständigen Station. Die Bestätigung mit Abholzeit, Adresse und den benötigten Unterlagen geht per WhatsApp hinaus.
Uhrzeit, Station und was mitzubringen ist: Führerschein, Ausweis, Kreditkarte für die Kaution. Wer sich verspätet, sagt es im Chat, statt einfach später zu kommen.
Eine Verlängerung wird im Chat angefragt und bestätigt. Bei einem Schaden schickt der Mieter Fotos und Standort, und die Station hat alles am Vorgang.
Erinnerung vor der Rückgabe. Wer außerhalb der Öffnungszeiten abgibt, hält den Zustand mit Fotos im Chat fest, und die liegen am Vorgang, wenn das Protokoll geschrieben wird.
Datenschutz in der Autovermietung
In der Vermietung fallen Daten an, die sorgfältig behandelt werden müssen, allen voran Ausweis- und Führerscheindaten. Für die Praxis heißt das eine klare Trennung. Die Organisation eignet sich gut für WhatsApp: Verfügbarkeit, Reservierung und Bestätigung, Erinnerungen vor Abholung und Rückgabe, Verlängerungen, Fotos vom Zustand des Fahrzeugs. Kopien von Ausweis und Führerschein, Zahlungsdaten und der Mietvertrag gehören in Ihre Vermietsoftware und nicht in einen Chat; geprüft wird bei der Übergabe an der Station. replya nutzt die offizielle WhatsApp Cloud API, verarbeitet Daten auf Servern in Deutschland und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Die Einwilligung für Erinnerungen holt ein Flow ein; sie bleibt am Vorgang dokumentiert und lässt sich jederzeit widerrufen.
„Ist am Samstag ein Transporter frei?“ Der KI-Assistent antwortet sofort, auch abends und am Wochenende, und übergibt die Reservierung an die Station.
Am Vortag Uhrzeit, Station und die benötigten Unterlagen. Wer sich verspätet, meldet es im Chat, und der Wagen steht nicht umsonst bereit.
Der Mieter fragt, die Station bestätigt oder bietet einen anderen Wagen an. Die Zusage steht am Vorgang und nicht auf einem einzelnen Handy.
Fotos und Standort direkt im Chat. Die Station sieht sofort, worum es geht, und kann den nächsten Schritt klären, bevor jemand zurückrufen muss.
Vorab die Hinweise zur Schlüsselrückgabe, danach Fotos vom abgestellten Wagen. Beide Seiten haben denselben Beleg, wenn das Protokoll geschrieben wird.
Eine Nummer für alle Standorte. Anfragen werden der richtigen Station zugeordnet, und jede sieht nur, was sie betrifft.
Was die kostenlose Business-App an der Station leistet und wo sie nicht mehr ausreicht.
Ja, wenn die Nutzung über die offizielle WhatsApp Business Platform mit Auftragsverarbeitungsvertrag läuft und nicht über private Handys. Für Verfügbarkeit, Reservierung, Erinnerungen, Verlängerungen und Fotos vom Fahrzeugzustand ist der Kanal geeignet. Kopien von Ausweis und Führerschein, Zahlungsdaten und der Mietvertrag gehören in Ihre Vermietsoftware.
Er beantwortet, was Sie ihm hinterlegen: Stationen, Öffnungszeiten, Fahrzeugklassen, Unterlagen, Tank- und Kautionsregeln. Eine Auskunft über die tatsächliche Verfügbarkeit braucht eine Anbindung an Ihre Vermietsoftware. Ohne sie nimmt ein Flow die Anfrage mit Zeitraum und Fahrzeugklasse auf und übergibt sie an die Station, die bestätigt.
Wer den Wagen außerhalb der Öffnungszeiten abgibt, kann seinen Zustand mit Fotos im Chat festhalten. Die Bilder liegen mit Uhrzeit am Vorgang und sind da, wenn das Rückgabeprotokoll geschrieben wird. Das ersetzt die Prüfung durch Ihr Team nicht, gibt aber beiden Seiten denselben Beleg.
Ja. Eingehende Nachrichten werden der passenden Station zugeordnet, und jede Station sieht nur ihre Vorgänge. Zentral bleibt sichtbar, was insgesamt offen ist.
Mit WhatsApp Coexistence läuft dieselbe Nummer weiter in der Business-App und zusätzlich in replya; bis zu sechs Monate Verlauf werden dabei übernommen. Die Nummer bleibt, Ihre Kundschaft merkt vom Wechsel nichts.
Über die offene API und Werkzeuge wie Zapier, Make oder n8n lassen sich Systeme anbinden, etwa um Reservierungen oder Rückgabetermine zu übergeben. Ob eine fertige Verbindung besteht, klären wir im Gespräch anhand Ihrer Software.
replya beginnt bei 49 € im Monat netto für einen Standort, Business kostet 99 €, Enterprise auf Anfrage. Dazu kommen die Konversationskosten, die Meta direkt mit Ihnen abrechnet.
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