- eine Nummer nach außen
- je Filiale ein eigenes Postfach
Eine WhatsApp-Nummer für alle Standorte
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Die kurze Antwort
Können mehrere Filialen dieselbe WhatsApp-Nummer nutzen?
Ja. Nicht mit der WhatsApp-Business-App. Die App kennt genau ein Konto auf einem Haupttelefon; sie kann Nachrichten weder einem Standort noch einer Person zuordnen. Über die offizielle WhatsApp Cloud API geht es: Nach außen tritt eine Nummer auf, intern bekommt jede Filiale ihr eigenes Postfach.
- Jeder Vorgang trägt eine Filiale und eine zuständige Person, beides sichtbar in der Liste.
- Die Filiale sieht ihre eigenen Vorgänge. Die Zentrale sieht alle.
- Der übliche Umweg, eine Nummer und ein Handy je Filiale, kostet den einheitlichen Auftritt und jede Auswertung über Standorte hinweg.
So läuft es
Wie eine Nummer bei der richtigen Filiale ankommt
Zwischen „Kunde schreibt“ und „richtige Filiale antwortet“ liegen vier Schritte. Drei davon passieren automatisch.
- Die Nachricht kommt zentral anEine Nummer auf der Website, im Google-Eintrag jeder Filiale, auf Aufstellern und Rechnungen. Kundinnen müssen nicht wissen, welcher Standort zuständig ist.
- Ein Flow klärt den StandortEntweder fragt er im Chat danach, oder der Standort steht schon fest: über einen eigenen QR-Code je Filiale, einen Link aus der Filialseite oder eine Kampagne mit Standortkennung.
- Der Vorgang landet im Postfach der FilialeMit Büro-Kennzeichnung, Status und Verlauf. Für alle in dieser Filiale sichtbar, auch für die Kollegin, die morgen die Schicht übernimmt.
- Eine Person übernimmtZuweisung an eine zuständige Person, damit nicht zwei antworten oder keiner. Wechselt die Zuständigkeit, geht der ganze Verlauf mit.
Sitzt der Kunde in der falschen Filiale, wird der Vorgang weitergereicht statt neu erzählt.
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Nummer nach außen, unabhängig von der Zahl der Standorte
Sichtbarkeit
Was jede Filiale sieht, und was nicht
Die häufigste Sorge bei einer gemeinsamen Nummer: dass plötzlich alle alles lesen. Genau das verhindert die Trennung nach Büro.
- Die Filiale sieht ihre eigenen Vorgänge, mit vollem Verlauf und Kontakthistorie
- Die Zentrale sieht alle Standorte und kann filtern, vergleichen und eingreifen
- Regionalleitungen bekommen mehrere Standorte, nicht alle
- Jede Person hat einen eigenen Zugang mit Rolle statt eines geteilten Passworts
- Keine Filiale liest die Kundengespräche einer anderen
- Kein Vorgang bleibt ohne Standort liegen. „Ohne Büro“ ist ein sichtbarer Zustand, kein blinder Fleck
Wer das Unternehmen verlässt, verliert einen Zugang. Die Kundenbeziehung bleibt am Standort.
Warum nicht mit der App
Woran die WhatsApp-Business-App bei Filialen scheitert
Die kostenlose App ist für einen Betrieb mit einem Telefon gebaut. Bei zwei Standorten fängt es an zu klemmen, bei zehn ist es nicht mehr zu verwalten:
- Ein Konto, ein Haupttelefon. Standorte lassen sich nicht trennen
- Der übliche Ausweg ist eine eigene Nummer je Filiale: unterschiedliche Erreichbarkeit, kein einheitlicher Auftritt, keine Auswertung über alle Standorte
- Keine Zuweisung, kein Status: niemand ist zuständig, alle sind es
- Kundendaten liegen auf Geräten, auf die das Unternehmen keinen Zugriff hat
- Kein Auftragsverarbeitungsvertrag für den geschäftlichen Einsatz
replya nutzt stattdessen die offizielle WhatsApp Cloud API von Meta, verarbeitet auf Servern in Deutschland und stellt einen AVV bereit.
replya im Anbietervergleich
Im Alltag
Wenn Personal wechselt oder eine Filiale dazukommt
Filialstrukturen bewegen sich: Aushilfen kommen, Standorte eröffnen, Zuständigkeiten verschieben sich. Das darf keine Migration auslösen.
- Neue PersonZugang anlegen, Filiale und Rolle zuweisen, fertig. Kein Gerät einrichten, keine Nummer verteilen.
- Person gehtZugang entziehen. Verlauf, Kontakte und offene Vorgänge bleiben am Standort statt auf einem privaten Handy.
- Neue FilialeBüro anlegen, dem Flow hinzufügen. Die Nummer nach außen ändert sich nicht. Niemand muss Aufsteller oder Google-Einträge nachziehen.
- Urlaub und KrankheitVorgänge einer Person umhängen, ohne dass jemand ein Telefon sucht. Die Zentrale sieht, wo etwas liegen bleibt.
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- Eine zentrale Nummer über die offizielle Cloud API
- Ein eigenes Postfach je Standort
- Eigener Zugang mit Rolle für jede Person
- Endet automatisch, keine Zahlungspflicht
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Was replya außerdem kann
Die Standort-Trennung ist der Anfang. Sie schalten frei, was Sie brauchen. Der Rest bleibt aus dem Weg.
Organisation
Automatisierung
Branchen mit Filialstruktur
Für viele Branchen. Eine Lösung.
WhatsApp Business App vs. replya
replya im Vergleich zur WhatsApp-Business-App
WhatsApp Business Appreplyaempfohlen
Mehrere StandorteWhatsApp Business AppNicht vorgesehenreplyaEigenes Postfach je Filiale
Eine Nummer nach außenWhatsApp Business AppEine Nummer je GerätreplyaZentrale Nummer
Mehrere MitarbeitendeWhatsApp Business AppEingeschränktreplyaBeliebig viele
Rollen & ZuständigkeitenWhatsApp Business AppNicht vorhandenreplyaJe Person und Standort
Nutzung ohne HandyWhatsApp Business AppNeinreplyaIm Browser
Auswertung über StandorteWhatsApp Business AppNicht möglichreplyaZentral einsehbar
Datenschutz / DSGVOWhatsApp Business AppKritischreplyaAVV, Server in Deutschland
Häufige Fragen
WhatsApp für mehrere Filialen: häufige Fragen
Können mehrere Filialen dieselbe WhatsApp-Nummer nutzen?
Ja, über die offizielle WhatsApp Cloud API. Nach außen tritt eine Nummer auf, intern bekommt jeder Standort ein eigenes Postfach. Mit der kostenlosen WhatsApp-Business-App geht das nicht: Sie kennt ein Konto auf einem Haupttelefon und kann Nachrichten weder einem Standort noch einer Person zuordnen.
Woher weiß replya, zu welcher Filiale eine Anfrage gehört?
Auf drei Wegen. Ein Flow fragt im Chat nach dem Standort. Oder der Standort steht bereits fest, weil die Kundin einen filialeigenen QR-Code gescannt oder den Link von der Filialseite genutzt hat. Oder eine Kampagne trägt eine Standortkennung. Bleibt eine Anfrage ohne Zuordnung, ist sie als „ohne Büro“ sichtbar statt unbemerkt liegen zu bleiben.
Sieht jede Filiale die Gespräche der anderen?
Nein. Jeder Standort sieht ausschließlich seine eigenen Vorgänge. Die Zentrale sieht alle Standorte, Regionalleitungen bekommen eine Auswahl. Gesteuert wird das über Rollen an persönlichen Zugängen, nicht über ein geteiltes Passwort.
Was passiert, wenn eine Filiale dazukommt oder jemand das Unternehmen verlässt?
Ein neuer Standort wird als Büro angelegt und dem Flow hinzugefügt; die Nummer nach außen bleibt dieselbe, Aufsteller und Google-Einträge müssen nicht nachgezogen werden. Beim Ausscheiden wird ein Zugang entzogen. Verlauf, Kontakte und offene Vorgänge bleiben am Standort statt auf einem privaten Handy.
Für wie viele Standorte ist replya ausgelegt?
Die Zahl der Standorte richtet sich nach dem Tarif und reicht vom Einstieg mit wenigen Filialen bis zu individuell vereinbarten Größen im Enterprise-Tarif. Die genauen Grenzen je Tarif stehen auf der Preisseite.
Ist eine gemeinsame Nummer über mehrere Filialen DSGVO-konform?
Sie kann es sein, wenn drei Dinge zusammenkommen: die offizielle WhatsApp Business Platform statt privater Handys, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und persönliche Zugänge mit Rollen statt eines geteilten Geräts. replya verarbeitet die Daten auf Servern in Deutschland und stellt den AVV bereit. Die Trennung nach Standort ist dabei die Voraussetzung dafür, Zugriff auf Kundendaten überhaupt begrenzen zu können.
Muss die Nummer aus der WhatsApp-Business-App abgemeldet werden?
Läuft die Nummer heute in der Business-App, muss sie dafür nicht abgemeldet werden: Mit Coexistence bleibt sie dort und läuft gleichzeitig über replya. Beim Einrichten übernimmt Meta bis zu sechs Monate Einzelchat-Verlauf und die Kontakte, und beide Seiten bleiben in Echtzeit synchron. Was das genau bedeutet und wo die Grenzen liegen, steht auf der Seite zu WhatsApp Coexistence.
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