replya
Jeder Disponent hatte seinen eigenen WhatsApp-Verlauf auf dem Arbeitshandy. Bei Urlaub oder Krankheit kam niemand an die Konversationen heran. Wie APS das gelöst hat.
Wie die APS GmbH einzelne WhatsApp-Verläufe auf Arbeitshandys durch ein zentrales Postfach ersetzt hat – und warum das im Urlaubsfall den Unterschied macht.
Die Ausgangssituation: ein Chatverlauf pro Arbeitshandy
Telefon, E-Mail und Website-Formulare nutzt APS bis heute. Das Problem lag woanders: bei WhatsApp. Jeder Disponent hatte seinen eigenen Chatverlauf auf seinem Arbeitshandy. Was dort besprochen wurde, blieb dort.
Im Alltag eines Personaldienstleisters ist das ein strukturelles Problem. War jemand im Urlaub oder krank, kamen andere Teammitglieder nur sehr schwer an die laufenden Konversationen heran – geschweige denn, dass sie sie hätten weiterführen können.
Die größte Schwierigkeit war die fehlende Übersicht im Team. Niemand wusste genau, was Kolleginnen und Kollegen mit welchen Kandidaten besprochen oder vereinbart hatten.
Dazu kam ein zweites Muster: Menschen schrieben ihrem gewohnten Ansprechpartner – auch dann, wenn die Frage eigentlich ins Spezialgebiet einer anderen Abteilung fiel. Solche Anfragen mussten mühsam über Ecken weitergeleitet und intern abgestimmt werden.
Mit replya hat APS die einzelnen WhatsApp-Verläufe auf den Arbeitshandys abgeschafft. Die Kommunikation läuft seitdem übersichtlich und geordnet in einem zentralen Programm. Fällt jemand aus, übernimmt ein anderes Teammitglied sofort und ohne Umweg.
Jeder Chat gehört einer zuständigen Person. Damit ist die Verantwortung immer klar. Geht es um eine Fachfrage, klinkt sich die passende Kollegin direkt in den bestehenden Chat ein und antwortet dort – statt dass die Anfrage durch mehrere Hände wandert.
Weil bei APS sehr viele Personen gleichzeitig mit dem Programm arbeiten, ist die Unterscheidung zwischen Admin und User zentral. Anwender sehen die komplizierten Hintergrundbereiche gar nicht erst und konzentrieren sich auf die Kommunikation. Vorlagen, Flows und Einstellungen pflegen die Admins im Hintergrund. Das schafft klare Strukturen und verhindert technische Fehler.
Viele Fragen von Bewerbern und Mitarbeitenden wiederholen sich. Über Vorlagen und Flows muss das Team wiederkehrende Nachrichten nicht jedes Mal neu tippen – laut APS der größte einzelne Zeitgewinn.
APS nutzt replya auf zwei Ebenen. Zum einen für die Kommunikation mit neuen Bewerberinnen und Bewerbern, die über das Unternehmen einen Job suchen.
Zum anderen für den laufenden Kontakt mit den aktiven Überlassungskräften – also den Mitarbeitenden, die in den verschiedenen Kundenunternehmen im Einsatz sind. Über WhatsApp bleiben sie unkompliziert erreichbar. Für APS ist replya damit das zentrale Werkzeug der täglichen Betreuung.
Das Team sieht sofort, welche Konversationen bereits stattgefunden haben, und kann ohne Suche genau dort anknüpfen, wo eine Kollegin aufgehört hat. Der Überblick darüber, wer sich gemeldet hat, ist deutlich besser – und im Büro unterstützt man sich gegenseitig, statt nebeneinanderher zu arbeiten.
Unter dem Strich steht eine spürbare Arbeitserleichterung im Personaldienstleistungsbüro und die Gewissheit, dass keine Nachricht mehr liegenbleibt.
„replya bringt Struktur in unsere WhatsApp-Kommunikation. Eine echte Erleichterung für unser gesamtes Team und die perfekte Schnittstelle zu unseren Mitarbeitern.“
Die APS GmbH ist ein Personaldienstleister und vermittelt Bewerberinnen und Bewerber an Kundenunternehmen. Mehr über das Unternehmen unter aps-personal.com.
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