Datenschutzvereinbarung für Nutzer der Replya-App (B2C)

Stand: August 2025

1. Einleitung

Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns höchste Priorität. Die Replya GmbH erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dieser Datenschutzvereinbarung („Nutzer-Datenschutzhinweis“), wenn wir personenbezogene Daten von Nutzern unserer Plattform („Nutzer“ oder „Sie“) verarbeiten.

In diesem Dokument beschreiben wir, wie wir personenbezogene Daten erheben, nutzen, verarbeiten und speichern, wenn Sie mit unserer Plattform und unseren zugehörigen Support- und Serviceleistungen interagieren.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten niemals verkaufen oder ohne Rechtsgrundlage an Dritte weitergeben. Eine Weitergabe erfolgt nur an sorgfältig ausgewählte Dienstleister, die in dieser Datenschutzvereinbarung aufgeführt sind.

2. Verantwortlicher und Kontaktdaten

Replya GmbH

Im Mittelfeld 4-6

63500 Seligenstadt

Deutschland

E-Mail: info@replya.de

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Identitätsdaten: Name, Telefonnummer, Benutzername, ggf. geschäftliche E-Mail-Adresse

• Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ggf. Postanschrift

• Kommunikationsinhalte: Chatverläufe, gesendete Dateien, Sprachnachrichten

• Nutzungsdaten: Logins, genutzte Funktionen, Interaktionszeiten

• Technische Daten: Gerätetyp, Betriebssystem, Browsertyp, IP-Adresse, WhatsApp-/Meta-ID

• Opt-In-Informationen: Datum/Uhrzeit der Einwilligung, Widerrufsstatus

• Feedback- und Umfragedaten: Freiwillig bereitgestellte Antworten und Bewertungen

Wo immer möglich, anonymisieren oder pseudonymisieren wir Daten, insbesondere Kontaktdaten oder Nutzungsdaten, um die Auswirkungen der Verarbeitung zu minimieren.

4. Datenquellen

• Direkte Interaktionen: Registrierung, Login, Kommunikation über WhatsApp, Supportanfragen, Teilnahme an Umfragen

• Automatisierte Erfassung: System-Logs, Fehlerprotokolle, Analyse der Nutzungsmuster

• Drittquellen: Integrierte Dienste wie WhatsApp Business API oder andere Messaging-Kanäle

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

1. Bereitstellung der Plattform und Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

   • Einrichtung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos

   • Ermöglichung der Kommunikation via WhatsApp Business API

   • Support- und Serviceleistungen

2. Einwilligungsbasierte Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

   • Nachrichtenversand über WhatsApp nach vorheriger Zustimmung

   • Widerruf jederzeit möglich

3. Verbesserung unserer Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

   • Analyse von Kommunikationsdaten

   • Generierung automatischer Antworten

   • Optimierung der Benutzererfahrung

4. Sicherheitsmaßnahmen und Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

   • Erkennung und Behebung technischer Probleme

   • Schutz vor unbefugtem Zugriff

6. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die vertraglich verpflichtet sind, personenbezogene Daten gemäß DSGVO zu verarbeiten. Dazu gehören insbesondere:

Je nach Betrieb können weitere Subunternehmer eingesetzt werden. Alle nicht in der EU ansässigen Dienstleister sind durch EU-Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR kann stattfinden, z. B. zu Meta/WhatsApp oder Cloudflare. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Schutzniveau durch EU-Standardvertragsklauseln oder Zertifizierungen nach dem EU-US Data Privacy Framework gewährleistet ist.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Chatverläufe werden regelmäßig gelöscht, sobald sie für Support oder Analyse nicht mehr benötigt werden.

9. Technische und organisatorische Maßnahmen

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir u. a. folgende Maßnahmen ein:

• TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung

• Zugriffskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen

• Gesicherte Server in der EU (Hetzner, Laravel Cloud)

• Regelmäßige Backups und Sicherheitsupdates

10. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO u. a. folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15)

• Berichtigung (Art. 16)

• Löschung (Art. 17)

• Einschränkung (Art. 18)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20)

• Widerspruch (Art. 21)

• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Widerruf einer Einwilligung ist jederzeit möglich per E-Mail an info@replya.de.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling mit rechtlicher Wirkung statt.

12. Änderungen dieser Datenschutzvereinbarung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung anzupassen. Über wesentliche Änderungen informieren wir per E-Mail oder über unsere Website.